Processen doorgronden, inefficiëntie wegnemen en het resultaat meetbaar maken. Zo krijgt uw onderneming meer grip met minder moeite.
Van eerste aanvraag tot betaalde factuur: orde en structuur zorgen voor efficiëntie en een prettige werkomgeving.
Bespreek uw processenPrimaire processen
Het werk dat direct waarde oplevert voor uw klanten. Hapert het hier, dan merken uw klanten dat meteen.
Altijd vanaf de werkvloer
Ondersteunende processen
Het werk achter de schermen dat alles draaiende houdt en vaak verrassend veel handwerk vraagt.
Hier verliest uw onderneming ongemerkt tijd
Overtypen en data in diverse systemen
Onmisbare medewerkers
Lijsten die alleen de maker snapt
Fouten en herstelwerk
In vier stappen naar een nieuwe werkwijze
We kijken niet naar hoe het op papier hoort te gaan, maar naar hoe het werk echt gebeurt. Samen met de mensen die het dagelijks doen.
Meelopen en interviewen
We lopen mee op de werkvloer en praten met ondernemer, MT en medewerkers. Zo zien we hoe het werk echt loopt, inclusief de omwegen en noodoplossingen.
Het proces in kaart
We tekenen het proces stap voor stap uit: wie doet wat, met welk gereedschap of systeem, met welke informatie en waar het werk blijft liggen. Het resultaat is één overzichtelijke proceskaart die iedereen begrijpt.
Knelpunten en kansen
We wijzen aan waar tijd verloren gaat, waar fouten ontstaan en wat dubbel gebeurt. Per knelpunt wegen we de impact af tegen de moeite die een oplossing kost.
Nieuw ontwerp en invoering
We ontwerpen het verbeterde proces samen met uw team, leggen het vast in werkinstructies en meetpunten en begeleiden de invoering tot de nieuwe werkwijze vanzelf gaat.
Meten en blijven verbeteren
Een nieuw proces is geen eindpunt. Na de invoering volgen we samen de meetpunten, horen we hoe het in de praktijk loopt en schaven we bij waar het beter kan. Zo blijft de werkwijze passen bij uw onderneming, ook als die groeit of verandert.
Wat we concreet doen en opleveren
Praktisch, onafhankelijk en samen met uw teamEen proces is elke vaste route die werk door uw onderneming aflegt. Denk aan een order van offerte tot factuur, maar net zo goed aan het inwerken van een nieuwe medewerker of het afhandelen van een supportvraag. Vaak is zo'n route in de loop der jaren gegroeid: er kwam een lijstje bij, een extra controle, een tweede systeem. Elke stap had ooit een reden, maar samen kosten ze tijd, geld en energie.
Met een procesanalyse maken we die route zichtbaar. Als buitenstaander zonder belang bij de huidige werkwijze kijken we hoe het werk nu loopt, waar het knelt en hoe het eenvoudiger kan. Overbodige stappen, wachttijd en dubbel werk halen we eruit, altijd praktisch en passend bij uw onderneming. U krijgt geen lijvig rapport, maar een helder beeld en een plan waar uw team direct mee aan de slag kan.
Wat we doen
- Meelopen op de werkvloer
- Interviews met ondernemer, MT en medewerkers
- Systemen, lijsten en formulieren doorlopen
- Doorlooptijden en wachttijden in beeld brengen
- Dubbel werk en handmatige stappen opsporen
- Oorzaken van fouten en herstelwerk achterhalen
- Het nieuwe proces ontwerpen met uw team
- Invoering begeleiden en resultaten meten
Wat er na afloop ligt
Elke analyse levert tastbare resultaten op die uw team na afloop van het traject zelf blijft gebruiken.
Proceskaart huidige situatie
Een overzichtelijke tekening van hoe het werk nu loopt: wie doet wat, in welk systeem en waar er wordt gewacht.
Knelpuntenanalyse
Alle knelpunten op een rij, met per knelpunt de oorzaak, de gevolgen voor tijd en kwaliteit en de moeite die een oplossing kost.
Verbeterplan met prioriteiten
Een plan met een heldere volgorde: eerst de verbeteringen die u direct kunt doorvoeren, daarna de stappen voor de langere termijn.
Ontwerp van het nieuwe proces
De nieuwe werkwijze, samen met uw team uitgewerkt en vastgelegd in een proceskaart van de gewenste situatie.
Meetpunten en KPI's
Een kleine set meetpunten waarmee u ziet of het proces beter loopt en waar u kunt bijsturen.
Werkinstructies
Heldere instructies per stap, zodat kennis niet langer in een paar hoofden zit en nieuwe collega's sneller meedraaien.
En na de analyse?
Een goede procesanalyse laat vaak ook zien waar software, koppelingen of AI het verschil kunnen maken. Omdat Aurum Advies strategie, processen, IT en AI met elkaar verbindt, hoeft u daarvoor niet opnieuw bij nul te beginnen. We helpen u de juiste software te kiezen, systemen te koppelen, taken slim te automatiseren en het traject in goede banen te leiden. Ook daarna blijven we betrokken als sparringpartner.
Vragen over procesanalyse
Direct brainstormen?
+31 (0)85 124 9770Dat bepalen vooral het aantal processen en het aantal mensen dat erbij betrokken is. Na de kennismaking kiezen we samen welke processen we doorlichten en met welk proces we beginnen. Onderweg houden we u op de hoogte van de voortgang, zodat u steeds weet waar we staan.
We houden de belasting bewust beperkt. We lopen mee tijdens het gewone werk en plannen interviews en sessies in overleg, zodat de dagelijkse gang van zaken doorgaat. Wel vragen we betrokkenheid bij het ontwerp van het nieuwe proces: wie het werk doet, weet vaak het best wat beter kan.
Nee. Juist in het MKB, waar medewerkers vaak meerdere rollen hebben, maakt een soepel proces snel verschil. We stemmen de omvang af op uw onderneming: soms kijken we naar één proces dat knelt, soms naar de hele keten van offerte tot factuur.
Niet per se. Vaak zit de meeste winst in eenvoudigere werkafspraken, minder stappen en beter gebruik van de systemen die u al heeft. Blijkt nieuwe software of een koppeling wel zinvol, dan zeggen we dat eerlijk. Bij de keuze adviseren we u onafhankelijk, zonder eigen belang.
Dat komt vaak voor en is geen enkel probleem. Juist daarom beginnen we op de werkvloer en in gesprek met de mensen die het werk doen. Aan het eind is het proces wel vastgelegd, in een proceskaart en werkinstructies die uw team zelf kan bijhouden.
Nee. Een verbeterplan verandert pas iets als het werk er echt anders door gaat. Daarom begeleiden we de invoering van het nieuwe proces, nemen uw team mee en sturen bij waar nodig. Kunnen automatiseringen, koppelingen of AI-toepassingen het werk verder verbeteren, dan denken we graag met u mee over de mogelijkheden.
We kiezen samen een beperkt aantal meetpunten die passen bij uw doelen. Denk aan de doorlooptijd van order tot levering, het aantal fouten of correcties, de tijd die aan handwerk opgaat of het aantal openstaande facturen. Zo ziet u na de invoering of het beter gaat en kunt u blijven bijsturen.